“Ok, precisamos de um sistema de ERP, mas como escolher? Qual o melhor sistema para minha empresa?”

A escolha de um software de gestão (ERP) é uma decisão de extrema importância. Como o ERP será a ferramenta utilizada para gerenciar os principais processos da empresa (suprimentos, produção, financeiro, comercial, controladoria, entre outros), é importante levar em consideração diversos aspectos e não se deixar levar por promessas e apresentações pretensiosas.

A escolha do ERP precisa ser estratégica

A aquisição de um ERP deve ser encarada como uma decisão de negócio e não de TI. Ou seja, não basta avaliar tecnologia, banco de dados e linguagem de programação. É preciso considerar também os benefícios que o novo software trará para o negócio da empresa e sua aderência aos processos. Em conjunto com os usuários chave, dê atenção às boas práticas que já vêm embarcadas no sistema e que ajudam a organizar os fluxos de trabalho. Softwares alinhados com a sua vertical de negócio costumam agregar mais valor, pois já trazem consigo a expertise do seu mercado.

Escolhendo um ERP: por onde começar?

Um bom começo para o processo de escolha do ERP é elaborar uma lista de requisitos da sua empresa que o sistema deve atender. Esta lista recebe o nome de RFP (Request for Proposal, Solicitação de Proposta em tradução livre). Uma RFP é importante, pois ela estabelece as bases para o fornecimento: escopo, condições e responsabilidades. Além disso, uma RFP bem elaborada possibilita medir com maior precisão o grau de aderência do sistema aos processos da empresa. Apesar de haver um certo padrão de funcionamento entre as organizações, sempre existe aquele detalhe que é o diferencial no negócio e este detalhe precisa ficar claro para o candidato a fornecedor.

Durante a escolha é importante lembrar

ERP não se troca a cada nova estação. Pelo fato do uso do ERP se estender por um bom período de tempo, leve em consideração que o relacionamento com o fornecedor será de longo prazo. Verifique se a cultura do fornecedor está alinhada com a da sua empresa e quais as condições para ele e o seu sistema se perpetuarem no mercado (o fornecedor é uma empresa bem estruturada ou é uma “empresa de um homem só”?).

O aspecto de pós-venda também é um quesito muito importante a ser avaliado. O ERP costuma ser algo vivo dentro da empresa. Existe sempre algo que está mudando, sendo aperfeiçoado, seja por uma necessidade interna (do negócio), seja por uma exigência de caráter fiscal ou regulatório. Procure saber o tempo de resposta do fornecedor a novas demandas. Verifique também se ele possui uma equipe e um processo organizado de suporte (helpdesk). Ninguém merece ficar na mão na hora de faturar aquele pedido importante que não pode atrasar.

E por fim, mas não menos importante, é avaliar o sistema em si. Aspectos como atualização tecnológica e usabilidade devem ser observados com carinho. Avalie a facilidade e praticidade de uso – aqui facilidade e praticidade não são sinônimas, pois um sistema pode ser fácil de operar mas não ser prático, exigindo muitas interações para uma mesma ação. Um sistema fácil de operar exigirá menor esforço e investimento em treinamento.

Outro tema muito relevante nos dias atuais é a segurança. Verifique se o sistema permite definir níveis adequados de acesso para cada perfil de usuário de sua empresa. Lembre-se: informação literalmente vale ouro.

Agora que você já sabe como escolher o ERP mais adequado, veremos no próximo artigo as melhores práticas para uma estratégia de implantação vencedora.

Entre em contato e saiba como o ERP Prosyst pode alavancar um grande diferencial estratégico na sua empresa.

Escrito por Roland Stepic, Gerente de Projetos da Prosyst.

Muitos gestores e empreendedores já devem ter feito esta pergunta: será que está na hora de contratar um ERP para minha empresa? Esta dúvida é mais comum do que se imagina e representa um importante passo no ciclo de vida de uma organização.

É perfeitamente normal que no início de suas operações as empresas tratem seus processos de forma mais artesanal e informal, não fazendo uso de padrões e fluxos definidos. Nesta fase, até por uma questão de dinâmica do negócio, agilidade e flexibilidade são as palavras de ordem.

Os próximos passos no ciclo de vida da organização

Passado um certo tempo, algumas coisas interessantes começam a acontecer:

• Os volumes de informação que são processados aumentam. Mais notas fiscais são emitidas, é necessário um controle maior sobre a cobrança dos clientes, as compras e os compromissos a pagar também aumentam.
• Planilhas e controles manuais já começam a causar desconforto e a percepção de desperdício de tempo se torna mais evidente.
• “Preciso contratar mais pessoas, o pessoal já não dá mais conta!”.
• Indicadores e números básicos para gestão do negócio são difíceis de serem levantados, são imprecisos e quando são apresentados já estão obsoletos.
• Novas obrigações fiscais surgem neste cenário.

Se você identificou sua empresa em alguma destas situações, chegou a hora de agir e optar por um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (conhecidos por sistemas de ERP – Enterprise Resource Planning).

Por que é importante ter um ERP?

Os sistemas ERP trazem consigo as boas práticas de operação e gestão. Eles possuem módulos integrados para as áreas de suprimentos, produção, comercial, financeiro, controladoria, entre outras. Estes sistemas padronizam os fluxos de trabalho e centralizam as informações do negócio em um banco de dados único. A adoção de um sistema ERP traz disciplina na execução das tarefas do dia a dia, reduz custos operacionais, melhora os controles, elimina gargalos e retrabalho e garante a integridade das informações que trafegam entre os processos.

Na Prosyst adotamos a expressão “toque único”. Isso significa que um mesmo lançamento no ERP gera informações para diversas frentes. Exemplo: a entrada de uma nota fiscal de compra efetua a baixa do pedido, gera o movimento de entrada no estoque (ou inclui um ativo no sistema de Ativo Imobilizado), cria o compromisso a pagar para o fornecedor, gera informações fiscais, entre outros. Toda esta integração proporciona alta consistência e precisão das informações do negócio.

“OK, eu realmente preciso de um sistema de ERP, mas como escolher? Qual o melhor sistema para minha empresa?”. No próximo artigo falaremos sobre os cuidados na avaliação de um sistema ERP e dicas para não errar na escolha.

Entre em contato e saiba como o ERP Prosyst pode alavancar um grande diferencial estratégico na sua empresa.

Escrito por Roland Stepic – Gestor de Projeto da Prosyst.

A Vicap atua desde 2002 na indústria de plásticos e está presente no dia a dia de milhares de pessoas. A empresa desenvolve peças, produtos e soluções para as linhas: elétrica, hidráulica, de irrigação e jardinagem. Além disso, desenvolve projetos especiais para grandes obras em todo o território nacional, como por exemplo a Usina de Itaipu, o Metrô de São Paulo, a Arena Mané Garrincha, entre outros.

Em menos de 20 anos, a empresa passou por diversos estágios de evolução e crescimento. Neste processo, novos departamentos surgiram, novas dinâmicas precisaram ser criadas e o volume de informações estratégicas aumentou consideravelmente. Tudo isso fez com que o antigo ERP, utilizado durante 10 anos, não conseguisse mais atender aos requisitos de forma adequada.

Para manter-se atualizada e competitiva, a Vicap buscou o ERP Prosyst.

Criação de um moderno e integrado Portal de Vendas

Atualmente a equipe de representantes da Vicap conta com 60 profissionais ativos e trabalhando com vendas, simultaneamente, em diversas regiões do Brasil.

Por conta do grande fluxo de informações e processos que se interligam a partir da atuação destes representantes, pela sua importância no equilíbrio das contas e na competitividade da empresa, a adoção de uma solução de ERP que contemplasse também um Portal de Vendas foi o ponto de partida da nossa parceria com a Prosyst.

Em três meses, sistema implantado e em pleno funcionamento

Conversamos com a Mara Galicki, coordenadora do setor Administrativo/Financeiro da Vicap, para conhecer mais sobre os detalhes deste trabalho realizado pela Prosyst dentro da empresa.

“O processo de implementação foi dividido por módulos. Inicialmente começamos com os processos da área Comercial para auxiliar na clareza das informações que são fornecidas e permeiam todos os demais setores da empresa. Em seguida abordamos o setor de Produção, que é onde se concentra o maior número de funcionários”.

Mara destaca que a adoção de uma plataforma de ERP integrada com o Portal de Vendas gerou um impacto muito positivo no que se refere à agilidade e à qualidade com que as informações circulam por todos os processos internos da empresa: do representante em campo até a expedição do produto final para o cliente.

Com o acesso facilitado às informações atualizadas de seus clientes, os representantes ganharam muito mais autonomia e dinamismo em seus trabalhos. O aproveitamento do tempo melhorou muito. Do outro lado, foi possível detectar uma diminuição no número de correções internas que normalmente a equipe de supervisores de vendas realizava por conta dos pedidos que eram cadastrados de forma manual.

Ou seja, a nova ferramenta não apenas criou melhores condições de trabalho, como também contribuiu para melhorar a qualidade da entrega.

Nas áreas que já trabalham com 100% da ferramenta, Mara Galicki destaca como benefícios:

• Maior controle e eficiência de todos os processos.
• Maior clareza com relação ao refugo da produção (indicador essencial para a empresa).
• Melhor avaliação da produtividade.

Agilidade nas decisões com o nexBI

Também fez parte do escopo do projeto a disponibilização de uma camada de informações gerenciais para tomada de decisão. Esta frente ficou sob encargo do nexBI, ferramenta de Business Intelligence (BI) desenvolvida pela Prosyst.

“Agora podemos conduzir nossas reuniões para análise de indicadores munidos de informações precisas e atualizadas. O nexBI realmente agregou muito em nossas ações estratégicas, transformando os dados analíticos do ERP em informações consolidadas para a tomada de decisão“, afirma o Sr. Vivalde Luís Christoff, CEO da Vicap.

Próximos passos

Focando também na gestão do relacionamento com seus clientes, a Vicap está implantando uma plataforma de CRM integrada ao ERP Prosyst que facilitará ainda mais o dia a dia e a eficiência da abordagem junto aos clientes, além de incluir melhorias como a geração programada de relatórios, entre outros.

Excelente custo. Excelente benefício

Por fim, Mara Galicki também elogiou a relação custo-benefício oferecida pelo ERP Prosyst. O novo sistema proporcionou uma combinação perfeita entre agilidade na implementação e na adaptação dos usuários com a qualidade dos novos benefícios experimentados.

Nas palavras de Mara, o slogan da Vicap e o sucesso do projeto combina muito bem com a Prosyst:

“Pode instalar. Pode confiar”.

Entre em contato para saber mais sobre a Prosyst e como podemos ajudar sua empresa.