Como escolher o melhor ERP para sua empresa

“Ok, precisamos de um sistema de ERP, mas como escolher? Qual o melhor sistema para minha empresa?”

A escolha de um software de gestão (ERP) é uma decisão de extrema importância. Como o ERP será a ferramenta utilizada para gerenciar os principais processos da empresa (suprimentos, produção, financeiro, comercial, controladoria, entre outros), é importante levar em consideração diversos aspectos e não se deixar levar por promessas e apresentações pretensiosas.

A escolha do ERP precisa ser estratégica

A aquisição de um ERP deve ser encarada como uma decisão de negócio e não de TI. Ou seja, não basta avaliar tecnologia, banco de dados e linguagem de programação. É preciso considerar também os benefícios que o novo software trará para o negócio da empresa e sua aderência aos processos. Em conjunto com os usuários chave, dê atenção às boas práticas que já vêm embarcadas no sistema e que ajudam a organizar os fluxos de trabalho. Softwares alinhados com a sua vertical de negócio costumam agregar mais valor, pois já trazem consigo a expertise do seu mercado.

Escolhendo um ERP: por onde começar?

Um bom começo para o processo de escolha do ERP é elaborar uma lista de requisitos da sua empresa que o sistema deve atender. Esta lista recebe o nome de RFP (Request for Proposal, Solicitação de Proposta em tradução livre). Uma RFP é importante, pois ela estabelece as bases para o fornecimento: escopo, condições e responsabilidades. Além disso, uma RFP bem elaborada possibilita medir com maior precisão o grau de aderência do sistema aos processos da empresa. Apesar de haver um certo padrão de funcionamento entre as organizações, sempre existe aquele detalhe que é o diferencial no negócio e este detalhe precisa ficar claro para o candidato a fornecedor.

Durante a escolha é importante lembrar

ERP não se troca a cada nova estação. Pelo fato do uso do ERP se estender por um bom período de tempo, leve em consideração que o relacionamento com o fornecedor será de longo prazo. Verifique se a cultura do fornecedor está alinhada com a da sua empresa e quais as condições para ele e o seu sistema se perpetuarem no mercado (o fornecedor é uma empresa bem estruturada ou é uma “empresa de um homem só”?).

O aspecto de pós-venda também é um quesito muito importante a ser avaliado. O ERP costuma ser algo vivo dentro da empresa. Existe sempre algo que está mudando, sendo aperfeiçoado, seja por uma necessidade interna (do negócio), seja por uma exigência de caráter fiscal ou regulatório. Procure saber o tempo de resposta do fornecedor a novas demandas. Verifique também se ele possui uma equipe e um processo organizado de suporte (helpdesk). Ninguém merece ficar na mão na hora de faturar aquele pedido importante que não pode atrasar.

E por fim, mas não menos importante, é avaliar o sistema em si. Aspectos como atualização tecnológica e usabilidade devem ser observados com carinho. Avalie a facilidade e praticidade de uso – aqui facilidade e praticidade não são sinônimas, pois um sistema pode ser fácil de operar mas não ser prático, exigindo muitas interações para uma mesma ação. Um sistema fácil de operar exigirá menor esforço e investimento em treinamento.

Outro tema muito relevante nos dias atuais é a segurança. Verifique se o sistema permite definir níveis adequados de acesso para cada perfil de usuário de sua empresa. Lembre-se: informação literalmente vale ouro.

Agora que você já sabe como escolher o ERP mais adequado, veremos no próximo artigo as melhores práticas para uma estratégia de implantação vencedora.

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Escrito por Roland Stepic, Gerente de Projetos da Prosyst.