Fluxo de caixa em tempo real: como deixar a planilha para trás e tomar decisões com dados atualizados.

O fluxo de caixa deveria ajudar o gestor a tomar decisões. Mas, em muitas empresas, antes de analisar os números, o financeiro precisa gastar horas para montar a própria informação.

Dados são exportados do ERP, complementados em planilhas, conferidos, classificados e consolidados. Quando o relatório finalmente chega à diretoria, parte daquela informação já pode ter mudado.

O problema, portanto, não é apenas ter um fluxo de caixa. É quanto tempo a empresa leva para transformar seus dados financeiros em uma visão confiável e atualizada do caixa.

Quando o fluxo de caixa depende de montagem manual, o problema não é só o trabalho — é o resultado:

• O tempo que deveria ser usado para analisar os números é consumido para construir o relatório.
• Cada nova conferência atrasa a entrega e pode gerar retrabalho, enquanto as movimentações da empresa continuam mudando.
• Informações espalhadas entre ERP, planilhas e controles paralelos aumentam o risco de erro na consolidação.
• Diretores e outros destinatários costumam precisar de recortes diferentes da mesma informação, o que é difícil de reproduzir manualmente.
• Sem uma visão diária e online, decisões como antecipar recebíveis, negociar prazo com fornecedor ou segurar um pagamento podem ser tomadas tarde ou sem uma visão consolidada.

Um fluxo de caixa eficiente não deve apenas apresentar o saldo atual. Ele precisa ajudar o gestor a responder perguntas como:

• Quanto tenho disponível hoje?
• Quanto tenho para receber nos próximos dias?
• Quais pagamentos estão previstos?
• Como ficará meu saldo de caixa no final da semana?
• Quais são minhas principais receitas e despesas?
• Quais compromissos podem pressionar o caixa?
• Quanto estou comprometido com fornecedores?
• O que já foi realizado e o que ainda é previsão?
• Como o caixa está evoluindo ao longo do tempo?

Para responder essas perguntas, não basta olhar apenas para o saldo bancário. É necessário cruzar diferentes informações que já fazem parte da operação da empresa.

É nesse ponto que a integração entre ERP e BI faz diferença. As operações realizadas pela empresa geram dados que, quando consolidados e apresentados de forma adequada, podem se transformar em informação útil para a gestão.

Na prática:

• Vendas
• Compras
• Contas a pagar
• Contas a receber
• Movimentações financeiras

A Prosyst concentra os dados operacionais no ERP e os transforma em informação por meio do nexBI. O fluxo de caixa fica disponível online e atualizado conforme a rotina de atualização dos dados, sem que o financeiro precise reconstruir a informação manualmente em uma planilha.

Mais do que consultar a informação sob demanda, o nexBI permite gerar relatórios agendados, enviar e-mails automáticos para contatos pré-determinados e apresentar recortes diferentes da mesma visão para destinatários diferentes — o diretor recebe o que precisa ver, enquanto o financeiro acompanha o nível de detalhamento necessário.

1. As operações do dia a dia alimentam o ERP

Vendas, compras, contas a pagar e a receber são registradas normalmente no ERP, e essas informações passam a compor a visão financeira sem a necessidade de reconstruir o fluxo manualmente em uma planilha.

2. O nexBI consolida as informações

O nexBI apresenta o fluxo de caixa consolidado, combinando o que foi realizado com o que está previsto, reduzindo a necessidade de exportações e consolidações manuais.

3. O gestor financeiro começa o dia com a informação pronta

Saldo inicial das contas bancárias, fluxo de caixa diário e evolução do saldo ficam disponíveis para consulta, sem que alguém precise montar o relatório manualmente.

4. Decisões de curto prazo ficam mais seguras

Precisa saber se há caixa para pagar um fornecedor esta semana? A carteira de contas a pagar e a receber, considerando previsto e realizado, ajuda a visualizar os compromissos e recebimentos esperados. Com essa visão, alternativas como antecipação a fornecedores podem ser avaliadas com dados consolidados.

5. A informação certa chega a cada pessoa, automaticamente

Relatórios agendados podem ser enviados por e-mail, com recortes diferentes para diretoria e para o time financeiro — sem que alguém precise montar e reenviar o material toda semana.

6. A reunião de diretoria deixa de ser um sprint de véspera

Com a informação disponível antes da reunião, o tempo que era gasto montando o relatório pode ser direcionado para analisar os números e discutir decisões.

Não basta saber que as despesas aumentaram. O gestor precisa entender por quê.

No nexBI, o fluxo de caixa pode ser detalhado até os documentos que compõem cada movimento. Assim, é possível sair de uma visão gerencial e chegar à origem da informação, facilitando a conferência e a análise.

O que é fluxo de caixa?

É o controle das entradas e saídas financeiras de uma empresa, permitindo acompanhar o saldo e antecipar necessidades de caixa.

Qual a diferença entre fluxo de caixa realizado e previsto?

O realizado representa movimentações que já ocorreram. O previsto considera valores que ainda deverão entrar ou sair do caixa.

É possível fazer fluxo de caixa sem planilha?

Sim. Com um ERP integrado a uma solução de BI, os dados financeiros podem ser consolidados e apresentados sem a necessidade de reconstruir o fluxo manualmente.

Qual a vantagem de integrar o fluxo de caixa ao ERP?

A principal vantagem é utilizar dados que já são gerados pelas operações da empresa, reduzindo a necessidade de exportações e consolidações manuais.

O que um dashboard financeiro deve mostrar?

Entre outras informações, saldo disponível, contas a pagar e receber, evolução do caixa, entradas e saídas e detalhamento dos documentos que compõem os valores.

Seu financeiro ainda depende de planilhas para acompanhar o caixa?

Veja como o nexBI pode transformar os dados que já estão no ERP Prosyst em uma visão financeira online, automatizada e pronta para análise.