Gestão de Riscos em Projetos: Estratégias Essenciais e Boas Práticas

No mundo dos projetos, entendemos que realizar entregas com qualidade e agilidade são dois fatores chaves para o êxito de seu planejamento, mas o que fazemos quando as coisas não acontecem como esperamos?

Então chega o dia da deadline, contudo, seu projeto se encontra longe de terminar, mesmo com um planejamento minucioso – o que eu faço? Em muitas ocasiões, acabamos encontrando certos obstáculos durante o projeto ao qual não temos como prever.

Nesse artigo, iremos discorrer sobre a Gestão de Riscos em Projetos e como um conjunto de práticas pode auxiliar o êxito do seu projeto.

A gestão de riscos em projetos é um processo sistemático de identificação, análise, avaliação e resposta aos riscos que podem afetar a realização bem-sucedida de um projeto. Originado do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), esse processo normalmente é acompanhado de uma documentação, elaborada pensando nos riscos presentes na execução do projeto e os problemas provenientes destes riscos.

O processo de gestão de riscos conta com diversas etapas elaboradas com base nas dimensões e características do projeto alvo, apresentando particularidades únicas para cada segmento de atuação, ou seja, um projeto de automação industrial, apesar de similar aos projetos de desenvolvimento de software, ainda assim conta com características diferentes.

Os projetos sempre irão apresentar riscos, seja em seu prazo final ou orçamento, as chances de algo dar errado nunca são ausentes, então, quando nos deparamos com uma situação à qual não podemos mudar, nos adaptamos. Essa é a ideia da Gestão de Riscos nos Projetos – antecipar os possíveis problemas na execução do projeto, estipular seus riscos e definir planos de ação e contingência para essas ocorrências, mantendo seu projeto dentro do prazo, orçamento e planejamento.

A estrutura da Gestão de Riscos conta com o apoio de algumas etapas que buscam auxiliar seu planejamento e execução. 

É importante lembrar que o intuito da Gestão de Riscos não é apenas o de reagir aos problemas que surgem na execução do projeto, mas principalmente de analisar, monitorar e amenizar os riscos existentes em seu projeto.

A primeira etapa do planejamento da Gestão de Riscos é conhecer as atividades do projeto e, com base nessas informações, buscar definir o grau, tipo e visibilidade do gerenciamento. Essa etapa é importante para o projeto, pois é nela que o gestor de projetos irá definir se os fatores da gestão de riscos são proporcionais à importância do projeto para a organização.

É nesta etapa que o gestor do projeto alinha todo o planejamento com os envolvidos e firma os acordos com as partes envolvidas, a fim de garantir a dedicação e apoio das partes envolvidas.

A próxima etapa do planejamento da Gestão de Riscos é a identificação de todos os riscos que ameaçam a integridade do projeto. Essa etapa é crucial para a elaboração do planejamento, pois é ela quem determina quais riscos existem no projeto, atuando como fundação de todas medidas e ações planejadas.

A identificação pode ser realizada de diversas formas, dependendo da particularidade de cada segmento. Podem ser realizadas entrevistas com os responsáveis das tarefas, investigação das fases ou até mesmo análise do ambiente em que o projeto está inserido.

Após identificar os fatores de riscos presentes no projeto, é necessário realizar uma análise qualitativa dos fatores identificados. Na análise qualitativa de riscos, os riscos identificados são avaliados em termos de sua probabilidade de ocorrência e seu impacto potencial no projeto. 

Esta análise não envolve cálculos numéricos precisos, mas sim uma avaliação subjetiva baseada na experiência e no conhecimento da equipe do projeto. O principal benefício deste processo é habilitar os gerentes de projetos a reduzir o nível de incerteza e focar os riscos de alta prioridade.

Além da análise qualitativa dos fatores de risco, também é necessário realizar uma análise quantitativa. Na análise quantitativa de riscos, os riscos são avaliados numericamente, utilizando técnicas estatísticas e modelos matemáticos para estimar a probabilidade de ocorrência dos riscos e o impacto financeiro que podem ter no projeto. Essa abordagem é mais detalhada e requer dados específicos, quando disponíveis, para realizar as análises.

Após realizar as análises e determinar, tanto qualitativamente, quanto quantitativamente os fatores de risco, chega o momento de elaborar estratégias e planos de ação em resposta aos possíveis riscos, com base no grau do risco e qual sua probabilidade de ocorrência.

Essa etapa é crucial para garantir que o projeto esteja preparado para enfrentar os desafios e incertezas que possam surgir durante sua execução, aumentando assim suas chances de sucesso.

Por fim, temos a etapa de controle de riscos, onde o gestor de projeto deve implementar os planos de respostas aos riscos, monitorando os riscos identificados, identificando novos riscos, acompanhando a implementação das respostas aos riscos e avaliando a eficácia das estratégias de gerenciamento de riscos.

Também são elaborados relatórios sobre os riscos e seus status, atualizando todos os envolvidos sobre o projeto. Junto dos relatórios, é necessário reafirmar e exercer ativamente a comunicação entre as partes envolvidas no projeto, assim as chances de êxito do projeto são elevadas. 

Agora que a Gestão de Riscos já foi introduzida, como o gestor de projetos faz para incorporar essa nova estratégia em seus projetos?

O gestor pode consultar o PMBOK, o Conjunto de Conhecimentos sobre a Gestão de Projetos, onde, além da metodologia, podem ser encontrados diversos tópicos e informações não só sobre a Gestão de Riscos, mas sobre projetos em geral.

Além de contar com o PMBOK, o gestor pode também contar com o apoio dos envolvidos do projeto para implantar e reforçar a Gestão de Riscos, buscando envolver todos os interessados para mais assertividade e garantia de um projeto bem-sucedido.

Na Prosyst, o volume de projetos é considerável, onde as equipes atuam com diversos projetos em frentes diferentes. Todo esse volume de projeto necessita de muita cautela da equipe, que implementa em todos seus projetos a Gestão de Riscos.

Contamos com uma equipe especializada no desenvolvimento de projetos ágeis e eficientes, minimizando os fatores de risco para os projetos desenhados conforme a necessidade do cliente. Todo nosso processo é acompanhado por uma documentação extensa, que integra todos os envolvidos no projeto, utilizando de uma comunicação assertiva e relatórios, entregando não apenas transparência, mas também um fluxo de trabalho ágil.

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